对分支机构的管理办法
创智认证服务（成都）有限公司
对分支机构的管理办法
编制：谢欣宇
审核：汪玉
批准：李春燕
目 录
第一章 总则
1.1 制定目的与依据
为规范创智认证服务（成都）有限公司（以下简称“ 总公司” ）对分支机构的设立 、运营 、监督与终止等管理活动，确保分支机构严格遵循国家认证认可相关法律法规及总公司质量管理体系要求 ，保障认证服务质量，维护公司品牌声誉与客户合法权益，依据《中华人民共和国认证认可条例》《认证机构管理办法》等相关规定及总公司章程，特制定本办法。
1.2 适用范围
本办法适用于总公司旗下所有已设立 、拟设立的承担认证活动的分支机构，包括分公司 、办事处等各类形式的分支组织（以下统称“分支机构”） 。分支机构的各项业务活动及管理工作均需遵循本办法规定。
1.3 管理原则
1.3.1 统一管理原则：总公司对分支机构实行“统一战略规划 、统一制度标准 、统一质量管控 、统一品牌形象” 的管理模式，分支机构在总公司授权范围内开展业务。
1.3.2 合规经营原则：分支机构须严格遵守国家认证认可领域法律法规 、规章及规范性文件 ，遵循总公司质量管理体系要求，确保认证活动的公正性 、客观性和真实性。
1.3.3 权责对等原则： 明确分支机构的业务范围 、管理权限及责任清单，强化分支机构负责人的管理责任，确保权 、责 、利相统一。
1.3.4 风险可控原则：建立健全分支机构风险防控机制，对设立 、运营 、变更等各环节的风险进行识别 、评估与管控，保障公司整体运营安全。
第二章 分支机构的设立
2.1 设立规划
总公司战略发展部门结合公司整体发展战略 、综合需求 、行业趋势及区域布局规划，定期制定分支机构设立的中长期规划与年度计划 。规划内容需明确拟设立分支机构的地域分布 、业务定位 、服务范围 、设立时间节点及资源配置方案等核心要素，报总公司管理层审批后实施。
2.2 设立条件
2.2.1 拟设立的分支机构需满足以下条件：
（1）符合总公司分支机构设立规划及综合拓展需求，具备明确的业务发展目标和可行性方案；
（2）拥有固定的经营场所，场所面积 、设施设备等符合认证业务开展及质量管理体系要求 ，并能满足客户接待 、文件存储等基础需求；
（3）配备满足业务开展需要的专业人员，包括至少 1 名具备 5 年以上认证行业从业经验 、熟悉相关认证标准及流程的分支机构负责人，以及足够数量的持证认证审核人员 、技术支持人员和综合管理人员，所有人员资质需符合国家及总公司相关规定；
（4）具备与业务范围相匹配的资金实力，资金来源为总公司拨付，能够保障分支机构初期运营及业务拓展需求；
（5）已建立符合总公司要求的质量管理体系 、业务操作流程及风险防控机制；
（6）国家认证认可监管部门规定的其他设立条件。
2.3 设立流程
2.3.1 申请： 由总公司相关业务部门或筹备团队向总公司综合部门提交《分支机构设立申请书》 ，并附上可行性分析报告 、运营方案 、场所证明 、人员资质证明 、资金预算方案等相关材料。
2.3.2审核：总公司综合部门牵头，组织市场 、审核 、技术等相关部门组成联合评审小组，对申请材料进行全面审核，包括实地核查经营场所 、验证人员资质 、评估业务可行性及风险等，形成评审意见。
2.3.2 审批：评审通过后，将申请材料及评审意见报总公司管理层审批 。审批通过后， 由总公司正式下达分支机构设立批复文件。
2.3.4 登记备案： 由总公司指定专人或分支机构筹备团队负责办理分支机构的工商注册登记 、税务登记等手续，并按照《认证机构管理办法》要求， 向国家综合监督管理总局及所在地省级综合监督管理部门办理分支机构设立信息备案手续，备案内容包括分支机构名称 、地址 、认证活动内容等关键信息。
2.3.5 挂牌运营：完成上述手续后，分支机构在总公司授权下正式挂牌运营，并向总公司提交登记备案完成的相关证明文件。
第三章 分支机构的运营管理
3.1 组织架构与人员管理
3.1.1 组织架构：分支机构需按照总公司统一要求，结合业务规模合理设置组织架构等基础职能部门，部门职责及岗位设置需报总公司综合部门及市场主管部门备案 。分支机构组织架构如需调整，须提前向总公司提交申请，经批准后方可实施。
3.1.2 人员招聘与配置：分支机构人员招聘需遵循总公司综合管理制度，招聘计划经总公司综合部门审核同意后实施 。招聘人员需符合岗位资质要求，其中认证审核人员须取得国家认可的相应认证资质证书 。新员工入职后，须参加总公司组织的入职培训及质量管理体系培训，考核合格后方可上岗。
3.1.3 人员考核与培训：分支机构需建立健全人员绩效考核机制，考核内容涵盖业务业绩 、服务质量 、合规性 、 团队协作等方面，考核结果与薪酬、晋升、奖惩等挂钩，并报总公司综合部门备案 。总公司定期组织分支机构人员参加专业技能培训、认证标准更新培训及职业道德培训，提升人员专业素养。
3.2 业务管理
3.2.1 业务范围：分支机构需在总公司授权的业务范围内开展认证活动，不得超出授权范围承接业务 。总公司根据分支机构的人员配置 、技术能力 、运营情况等因素，动态调整其业务授权范围，调整结果以正式文件形式通知分支机构。
3.2.2 业务流程：分支机构需严格执行总公司制定的统一认证业务流程，包括客户咨询、合同签订 、审核计划制定 、现场审核 、审核报告编制 、认证决定 、证书发放及后续监督等环节 。业务流程如需根据区域综合特点进行优化调整，须报总公司市场主管部门及审核部门审核批准后实施。
3.2.3 客户管理：分支机构需建立健全客户档案管理制度，对客户信息 、认证需求 、 审核过程 、证书信息及后续服务情况进行详细记录，确保客户档案的完整性和准确性 。分支机构需加强客户关系维护，及时响应客户诉求，收集客户反馈，持续提升客户满意度 ，并定期向总公司上报客户服务情况。
3.3质量管理
3.3.1 体系运行：分支机构需严格执行总公司质量管理体系要求，建立质量管理子体系，明确质量负责人及各岗位质量职责，定期开展内部质量管理体系审核及管理评审，及时发现并整改质量管理过程中存在的问题，确保质量管理体系有效运行。
3.3.2 审核质量控制：分支机构需加强认证审核过程质量控制，审核人员需严格按照认证标准及审核计划开展审核工作，确保审核过程的公正性 、客观性和规范性 。 审核报告需经分支机构技术负责人审核后，报总公司质量部门复核，审核过程中发现的重大问题须及时向总公司汇报。
3.3.3 不符合项整改：对于审核过程中发现的客户不符合项，分支机构需跟踪客户整改情况 ，确保客户按期完成整改并通过验证 。对于分支机构自身在运营及质量管理过程中存在的不符合项，需制定整改计划， 明确整改措施 、责任人和整改期限，按期完成整改并报总公司验证。
3.4 财务管理
3.4.1 资金管理：分支机构需按照总公司财务管理制度要求，建立资金使用台账，规范资金收支行为 。分支机构的营业收入需及时足额上缴总公司，运营费用支出需按照总公司预算管理要求执行，大额费用支出需报总公司财务审批 。严禁分支机构擅自对外拆借资金 、提供担保或进行高风险投资活动。
3.4.2 预算管理：分支机构需根据年度业务计划及运营需求，编制年度财务预算，包括收入预算 、成本预算 、费用预算等，经总公司财务审核并报管理层批准后实施 。预算执行过程中，分支机构需定期对预算执行情况进行分析，如出现重大预算偏差，需及时向总公司财务部门提交预算调整申请，经批准后调整。
3.4.3 财务核算与报表：分支机构需按照国家会计准则及总公司财务核算要求，建立健全财务核算体系，准确核算营业收入 、成本费用及利润等财务指标 。分支机构需定期向总公司财务部门报送财务报表，包括资产负债表 、利润表 、现金流量表及财务分析报告等，确保财务信息的真实 、准确和完整。
第四章 分支机构的监督与风险防控
4.1 监督检查机制
4.1.1 定期检查：总公司建立分支机构定期检查制度， 由综合 、市场 、审核 、技术等部门组成联合检查小组，每半年对分支机构的运营管理情况进行全面检查，检查内容包括人员管理 、业务开展 、质量管理 、财务管理 、合规经营等方面，形成检查报告并向总公司管理层汇报。
4.1.2 不定期抽查：总公司根据分支机构运营情况 、风险预警信息及监管要求，对分支机构开展不定期抽查，重点检查分支机构合规经营情况 、 审核质量情况及客户投诉处理情况等，抽查结果及时反馈分支机构并要求限期整改。
4.1.3 报告制度：分支机构需每月向总公司提交运营月报，每季度提交运营季报，每年提交运营年报，报告内容包括业务开展情况 、财务收支情况 、人员变动情况 、质量管理情况 、客户反馈情况及存在的问题与改进措施等 。重大事项如重大客户投诉 、质量事故 、违规行为等，需在事发后 24 小时内以书面形式向总公司汇报。
4.2 风险防控
4.2.1 风险识别：分支机构需建立风险识别机制，定期识别业务开展过程中的综合风险、信用风险 、操作风险 、合规风险及质量风险等，重点关注客户诚信度 、认证标准更 新 、审核人员专业能力不足等风险因素，形成风险识别清单并报总公司风险管控部门备案。
4.2.2 风险应对：针对识别出的风险，分支机构需制定相应的风险应对措施，建立风险预警机制，对风险隐患及时预警并采取防控措施 。总公司风险管控部门为分支机构提供风险管控指导，定期组织风险管控培训，提升分支机构风险防控能力。
4.2.3 应急处置：分支机构需制定突发事件应急预案，包括重大质量事故 、客户集体投诉 、 自然灾害等突发事件的处置流程 、责任分工及应对措施，定期组织应急演练 。发生突发事件时，分支机构需立即启动应急预案，及时采取处置措施，并向总公司汇报处置进展情况。
第五章 分支机构的变更与终止
5.1变更管理
5.1.1 变更情形：分支机构发生名称 、地址 、负责人 、业务范围 、组织架构等重大变更时 ，需向总公司提交《分支机构变更申请书》 ，并附上相关证明材料。
5.1.2 变更流程：总公司综合部门牵头，组织相关部门对变更申请进行审核，审核通过后报管理层审批 。 审批通过后， 由分支机构或总公司指定专人办理工商变更登记 、备案信息更新等手续，并将变更后的相关证明文件报总公司备案。
5.2终止管理
5.2.1 终止情形： 出现下列情形之一的，总公司可决定终止分支机构运营：
（1）不符合总公司战略发展规划或区域综合萎缩，无持续运营价值的；
（2）连续两年未完成业务目标且运营亏损，经整改后仍无改善的；
（3）严重违反国家法律法规或总公司管理制度，造成重大质量事故 、 品牌声誉损害或经济损失的；
（4） 国家认证认可监管部门责令停业或吊销相关资质的；
（5）其他需要终止运营的情形。
5.2.2 终止流程：总公司作出分支机构终止决定后， 向分支机构下达终止运营通知书， 明确终止日期及工作要求 。分支机构成立清算小组，在总公司指导下开展清算工作，包括客户交接 、业务收尾 、资产处置 、债务清偿 、人员安置等 。清算工作完成后，办理工商注销登记 、备案信息注销等手续，并将注销证明文件报总公司备案。
第六章 责任追究
6.1 责任追究情形
6.1.1 分支机构及相关人员存在下列行为之一的，总公司将根据情节轻重追究相关责任：
（1）未经批准擅自设立分支机构或超出授权范围开展业务的；
（2）违反国家认证认可法律法规及总公司管理制度，开展虚假认证 、违规认证的；
（3）质量管理体系运行失效，导致重大质量事故的；
（4）擅自挪用资金 、虚报费用或存在其他财务违规行为的；
（5）未按要求上报运营情况 、重大事项或提供虚假信息的；
（6）客户投诉处理不当，造成恶劣影响或公司品牌声誉损害的；
（7）其他违反本办法规定的行为。
6.2 责任追究方式
责任追究方式包括：通报批评 、经济处罚 、降职降薪 、调离岗位 、解除劳动合同等；情节严重构成违法犯罪的，依法追究法律责任 。分支机构负责人为第一责任人，对分支机构的违规行为承担主要管理责任。
第七章 附则
7.1办法解释权
本办法由总公司综合部门负责解释。
